Spisová služba Policie České republiky
Žadatel se domáhal informací ohledně spisové služby Policie České republiky. Konkrétně požadoval odpovědi na následující otázky:
- Platí pro policisty činné u Policie České republiky při jejich spisové činnosti zákon č. 500/2004 Sb., správní řád? V jakém rozsahu?
- Platí pro policisty činné u Policie České republiky při jejich spisové činnosti při vedení spisové služby u Policie České republiky zákon č. 500/2004 Sb., správní řád?
- Musí být listiny doručené Policii České republiky faxem, na e-podatelnu a poštou označeny při doručení otiskem příjmového razítka příslušného státního orgánu s vyznačením, kolik listů bylo přijato a kdy došlo k doručení?
- Musí být listiny vedené ve spise označeny čitelným a viditelným číslem listu v pravém horním rohu?
- Vydalo Policejní prezidium České republiky nějaký metodický pokyn o spisové službě a označování písemností čísly listů ve spise a jejich označování při vložení do spisu?
- Jaká opatření učinila Policie České republiky, aby nedocházelo k nezákonné manipulaci se spisy nesprávnou úřední činností úředních osob, policistů činných u Policie České republiky.?
- Jsou úřední osoby, policisté činní u Policie České republiky, povinni doručovat občanovi písemnosti na e-mail adresu, jestliže ji občan označí jako doručovací?
Policie České republiky jako povinný subjekt podle § 2 odst. 1 zákona č. 106/1999 Sb. poskytla žadateli následující informace:
Ad 1.
Ustanoveními zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, se policisté řídí, pokud vykonávají působnost v oblasti veřejné správy. Správní řád obecně neřeší výkon spisové služby, pouze stanoví obecnou povinnost založit k věci spis a označit jej spisovou značkou. Stanoví rovněž povinnost vyhotovit rozhodnutí v písemné podobě vyjma případy, kdy určuje, že se rozhodnutí v písemné podobě nevyhotovuje. Dále upravuje způsob označování rozhodnutí a stanoví, že otisk úředního razítka se nahrazuje slovy „otisk úředního razítka“ v případě, že se rozhodnutí zasílá elektronicky.
Ad 2.
Správní řád jako takový neřeší výkon spisové služby. Předpisem, který v rámci Policie České republiky upravuje výkon spisové služby a kterým se policisté při své činnosti ve vztahu ke spisové službě řídí, je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, a na něj navazující vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
Ad 3.
Vyhláška 259/2012 Sb. ukládá policistům opatřit doručený dokument v analogové podobě (tj. zpravidla v listinné podobě), popřípadě jeho obálku, bezodkladně po doručení otiskem podacího razítka, které obsahuje název útvaru Policie České republiky, jenž dokument přijal, dále datum doručení dokumentu (případně i čas doručení, stanoví-li to jiný právní předpis), číslo jednací nebo evidenční číslo, pod kterým je doručený dokument v evidenci Policie České republiky zaevidován, počet listů dokumentu, počet listinných příloh dokumentu, počet listů těchto příloh, případně počet svazků listinných příloh dokumentu a konečně počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě.
Ad 4.
Zákon č. 499/2004 Sb. ani vyhláška 259/2012 Sb. nestanoví povinnost číslovat listy spisu. Povinnost číslovat listy je stanovena pouze u dokumentů, které se následně do spisu zařazují. Vnitřní normou Policie České republiky je uloženo číslovat listy spisu pouze u trestních spisů.
Ad 5.
Policejní prezidium České republiky vydalo v souladu s § 66 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb. spisový řád Policie České republiky. V tomto spisovém řádu je upraveno v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb. a vyhláškou č. 259/2012 Sb. číslování jednotlivých listů dokumentů, které se vkládají do spisu. Povinnost označovat listy spisu čísly spisový řád Policie České republiky vyžaduje pouze u trestních spisů.
A 6.
Policisté při své činnosti jsou povinni dodržovat ustanovení předpisů pro výkon spisové služby. Každý doručený dokument, respektive dokument vzešlý z jejich činnosti jsou povinni opatřovat předepsanými náležitostmi a evidovat ho v příslušných evidencích. V těchto evidencích je zároveň vyznačováno, kdo za příslušný dokument, respektive spis odpovídá, a je veden přehled o manipulaci s dokumentem, respektive spisem. Dodržování předpisů pro výkon spisové služby kontrolují nadřízení policistů.
A 7.
Na e-mailovou adresu podatele Policie České republiky odesílá dokumenty v případě, že o to podatel požádá, a nejedná se o dokumenty, kde předpisy tuto možnost zaslání vylučují (například dokumenty mající povahu rozhodnutí, kde je nutné potvrzení převzetí).
PhDr. Jiří Vokuš, 2. ledna 2014