Skartace a archivace trestních spisů
Žadatel se domáhal následujících informací:
„1. Jaké údaje z těch, které se evidují v trestním řízení ve Spisovém přehledu
a
jaké údaje z těch, které jsou uvedeny v záznamu komisaře o zahájení úkonů v trestním řízení
a
jaké údaje z těch, které se evidují v ETŘ
(např. datum zahájení trestního řízení, jména a příjmení oznamovatele / oznamovatelů trestného činu, popis trestné činnosti oznamovatelem, klasifikací trestného činu / trestných činů, názvu policejního útvaru, který oznámení přijal a případ vyřizoval, jména a příjmení policejního komisaře, zodpovědného za trestní řízení a s ním spojené úkony, názvu příslušného státního zastupitelství, jména a příjmení státního zástupce, který případ dozoroval, popis všech úkonů, které byly v tomto řízení učiněny včetně datumů, způsob vyřízení věci, datum pravomocného ukončení věci a další) nepodléhají skartaci/výmazu dat po uplynutí skartační lhůty a provedení skartace listin
a
jak, kde a v jaké formě jsou uchovány.
Nebo-li, jaké údaje o uzavřeném trestním spise se evidují před skartací písemné části spisu a jaké a po jakou dobu po skartaci.
2. Po jak dlouhou dobu se archivují uzavřené trestní spisy týkající se hospodářské kriminality s důrazem na případy uzavřené podle § 159a trestního řádu.“
Policie České republiky poskytla žadateli následující informace:
Ad 1. Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení upravují ustanovení § 20 a § 21 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů. Ustanovení § 12 odst. 4 tohoto právního předpisu ukládá povinnost vést v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě údaje o spisu a zároveň stanoví rozsah těchto údajů. V rámci Policie České republiky je přehled údajů povinně evidovaných v soupisu dokumentů každého spisu upřesněn v příloze č. 8 pokynu policejního prezidenta č. 170/2015, spisový řád (viz příloha). Po uplynutí skartační lhůty je spolu se spisem vyřazen rovněž uvedený soupis dokumentů. Vyřazení znamená buď zničení, v případě dokumentů vedených v digitální podobě smazání z elektronického systému spisové služby, anebo archivaci.
Ad 2. Pro spis, který je vybrán jako archiválie, to znamená, že je archivován, není stanovena žádná lhůta jeho uchování, neboť jeho vyřazení z archivu se nepředpokládá. Spisy trestních věcí vyřízených podle ustanovení § 159a zákona č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád), ve znění pozdějších předpisů, jsou vyřazovány po 10 letech a mohou být buď vybrány jako archiválie, nebo zničeny, anebo jim může být prodloužena skartační lhůta. Spisy trestních věcí vyřízených podle ustanovení § 159a odst. 1 písm. b) a § 159a odst. 4 výše uvedeného zákona jsou vyřazovány s návrhem na zničení, nicméně i v jejich případě může dojít k přehodnocení skartačního znaku i skartační lhůty.
PhDr. Jiří Vokuš, 19. prosince 2018