Postup při vázání spisu
Žadatel požadoval poskytnutí následujících informací:
„1. Sdělení, které právní předpisy upravují postup policejního orgánu při svazování jednotlivých svazků, které tvoří součást spisového materiálu (trestní spis) pro předložení obviněným a jejích obhájcům pro úkon seznámení se spisem dle § 166 odst. 1 tr. řádu.
2. Sdělte, jakým způsobem mají být jednotlivé svazky svázané a označené, aby byla zaručena neměnnost obsahu jednotlivých svazků, tvořících trestní spis. Uveďte, zda je součástí označení svázaného svazku tvořícího trestní spis i datum a podpis osoby, která svazek vytvořila (kdy a kde), popřípadě razítko tohoto zhotovitele. Pokud ano, prosím uveďte druh razítka, které má být zhotovitelem použité.
3. Zašlete předpisy, na které odkazujete.“
Policie České republiky jako povinný subjekt podle § 2 odst. 1 zákona č. 106/1999 Sb. předmětnou žádost posoudila a sdělila žadateli následující informace.
Ad. 1.
Právní předpisy, které upravují uváděnou problematiku, a kterými se Policie České republiky řídí, jsou zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Právní předpis, který by upravil přesnou podobu trestního spisu, který je předkládán obviněnému, jeho obhájci (a poškozenému) k prostudování spisu (ustanovení § 166 zákona č. 141/1961 Sb., trestního řádu) se v legislativě České republiky nevyskytuje.
Ad. 2.
Při seznámení obviněného, resp. jeho obhájce, ale též osob poškozených s trestním spisem, se těmto osobám předkládá trestní spis, který není svázán. Celý spis (včetně příloh) by měl být toliko očíslován, neboť k jeho svázání má dojít až při předkládání spisu státnímu zástupci s návrhem na podání obžaloby, kdy součástí spisu je pak obsah spisu (řadí se na začátek spisu). Ten se vyhotoví až podle toho, jak dlouhý bude záznam o prostudování spisu, který je samozřejmě rovněž součástí spisu, jakož i návrhy stran k doplnění spisu (na jeho konci). Shora naznačený způsob předkládání spisu k seznámení je tedy určitý usus, nikoliv závazné pravidlo. Skutečnost, že nedošlo k záměně listin je zaručena tím, že osoby obviněného, obhájce, ale též poškozený, mají nárok pořídit si kopie spisu. Tuto nezaměnitelnost rovněž potvrzuje skutečnost, že analogový spis (je-li to možné) má plně odpovídat spisu v elektronické podobě a tato totožnost listin a elektronických dokumentů by měla být zaručena v průběhu celého trestního řízení. Zpracovatel pak ručí za to, že spis, který předkládá státnímu zástupci, je totožný s tím, který byl předmětem seznámení se (vyjma avizovaného obsahu spisu a záznamu o prostudování). Osoba, která svazek vytvořila, obvykle přelepí lepenkou provázky, kterými se svazuje spis a opatří ji vlastní parafou a malým kulatým razítkem bez státního znaku tak, aby zasahovaly jak na spis, tak na lepenku. Tím je spis připraven k předložení státnímu zástupci a neporušená lepenka je určitou zárukou, že do spisu nikdo dále nezasahoval. Jedná se však opět o běžný postup, který pro zpracovatele spisu není legislativně upraven.
Přestože se v bodu 1 žadatel dotazuje na právní předpisy, tedy na všeobecně závazné právní normy, mezi které nespadají interní akty řízení Policie České republiky, povinný subjekt žadateli sdělil, že částečně předmětnou problematiku upravuje pokyn policejního prezidenta č. 103/2013, o plnění některých úkolů policejních orgánů Policie České republiky v trestním řízení. V čl. 63 odst. 4 je uvedeno, že trestní spis se obviněnému předkládá s řádně očíslovanými listy a všemi přílohovými materiály, které jsou s trestním spisem předávány státnímu zástupci. Samotný trestní spis (jeho podoba, řazení dokumentů atp.) je pak upraveno v čl. 79b odst. 1 písm. a) tohoto pokynu.
Ad. 3.
Dotaz se v prvním bodu žádosti týká právních předpisů, tedy všeobecně závazných právních norem, na které se nevztahuje informační povinnost, jelikož tyto předpisy nejsou v gesci Policie České republiky a navíc jsou veřejně dostupné. Policie České republiky však žadateli zároveň zaslala zmiňovaný pokyn policejního prezidenta č. 103/2013, o plnění některých úkolů policejních orgánů Policie České republiky v trestním řízení.
pplk. Mgr. art. et Mgr. David Schimmer – 28. 11. 2017