Policie České republiky – Služba cizinecké policie
Jak předávat data prostřednictvím E-mail? Co to je UNL soubor? Jaká je struktura UNL souboru?
ZÁKLADNÍ INFORMACE:
Úvod:
Pro elektronické zpracování dat je nezbytné určit jistý řád, kterým se bude práce s daty řídit. V rámci elektronického oznamování ubytovaných cizinců ubytovatelem je tento řád stanoven dokumentem ředitele Ředitelství služby cizinecké policie (dále jen ŘSCP) pod názvem "Instrukce pro ubytovatele k oznamování ubytovaných cizinců prostřednictvím elektronické pošty (e-mailu)" ze dne 11. prosince 2015 (dále jen Instrukce). Pokud vám byl v minulosti přidělen IDUB, lze tuto cestu používat okamžitě. Nemáte-li přidělený IDUB, je nutná registrace. Postup při registraci je uveden na úvodní stránce.
POZOR! Novelou zákona 326/1999 Sb. je provedena změna rozsahu oznamovaných dat o cizinci. Více v informaci ŘSCP pro ubytovatele.
Zaslání E-mailu:
Předávání dat od ubytovatele směrem k pracovníkům ŘSCP je realizováno prostřednictvím elektronické pošty (E-mail) v jejíž příloze je textový dokument stanoveného formátu s koncovkou "UNL". Tvar názvu souboru je stanoven článkem 11 Instrukce. Formát exportovaných dat určuje článek 12 Instrukce. Elektronicky podepsaný E-mail s přílohou souboru UNL se zasílá na adresu ubytovani@pcr.cz. (Problematika elektronického podpisu je řešena v příspěvku " Co to je elektronický podpis? Jak jej získám? Jak s ním pracovat? " )
MINIAPLIKACE (Ubydata_xx.xls, Ubydata_xx.ods):
Ředitelství služby cizinecké policie poskytuje miniaplikaci pro korektní zadávání dat do UNL souboru, která je ke stažení na stránce http://www.policie.cz/clanek/soubory-ke-stazeni-problematika-oznamovani-ubytovanych-cizincu-ubytovatelem.aspx. Miniaplikaci popisuje Instrukce v článku 2 - 12.
TROCHU PODROBNĚJI :
Na základě častých dotazů ze strany ubytovatelů se pokusíme detailněji popsat podobu E-mailu, formát exportovaných dat a UNL soubor samotný. Cílem tohoto článku je přiblížit uživateli jednotlivé procedury a předložit některé doporučené postupy, které jsou odzkoušeny z několikaleté praxe elektronického oznamování ubytovaných cizinců ubytovatelem.
Podoba E-mailu:
E-mailová zpráva s daty se zasílá na Ředitelství služby cizinecké policie. Pro tento účel je vyčleněna adresa ubytovani@pcr.cz. Přílohu tvoří soubor s daty ve stanoveném formátu a příponou ".unl". Popis souboru UNL a formát dat je uveden v další části tohoto článku. Do rubriky "Předmět" ("Subject") se zapíše text "IDUB:" a celý identifikační kód ubytovatele (IDUB), takže například "IDUB:123456789012". Tento text v předmětu pošty je povinný. Není chybou, když za identifikátor "IDUB:" vložíte název přiloženého souboru. V tom případě by předmět vypadal následovně: "IDUB:123456789012_1512281202.unl" nebo jenom "IDUB:123456789012_1512281202" . Všechny tři zápisy jsou správně. Textovou část lze ponechat volnou, nebo zapsat text, který je uveden v předmětu. Před odesláním E-mailu je nutné zprávu elektronicky podepsat. Postupy jak podepsat E-mail jsou uvedeny v článku "Co to je elektronický podpis? Jak jej získám? Jak s ním pracovat?.". POZOR - bez elektronického podpisu E-mailu nelze data převzít.
Soubor UNL:
Pro účely pořizování dat v rámci oznamování ubytovaných cizinců je použit textový dokument s koncovkou ".unl" a oddělovacím znakem "|" pipe (roura, vertikální čára .....). Oddělovací znak rozlišuje jednotlivé položky, které jsou předmětem oznámení. Jednotlivé řádky jsou odděleny "Enter" (CR, LF). Použita je znaková sada (kódování češtiny) Win1250.
Název souboru UNL:
Název souboru se skládá z povinné a volitelné části. Povinná část je stanovena maskou "IDUB_YYMMDDhhmm", kde IDUB je přidělené identifikační číslo, které má 11 až 13 čísel. Za IDUBem následuje podtržítko a časové razítko vzniku souboru ve formátu "YYMMDDhhmm". Formát jednotlivých zástupných znaků je evidentní z příkladu:
Příklad: Ubytovacímu zařízení je přidělen IDUB 123456789012 a soubor byl vytvořen 9.12.2015 v 09.45 hod. Sestrojený název souboru je tedy "123456789012_1512090945.unl ".
Za povinnou část je možno vložit rozlišující text pro potřeby ubytovatele. Například "123456789012_1512090945_pondeli_poledne.unl ". Délka celého názvu nesmí přesáhnout 50 znaků a v názvu nesmí být použity znaky s diakritikou a všeobecně zakázané znaky pro název souboru.
Základní parametry pro převzetí souboru UNL:
- použitá znaková sada (kódování češtiny) - Win1250
- minimální velikost souboru - 64B
- maximální velikost souboru - 1MB
- maximální počet řádků - 999 (doporučeno 1-99)
- dodržení formátu položek
- dodržení formátu názvu souboru
- délka názvu souboru do 50 znaků
FORMÁT DAT:
Exportovaná data jsou uložena v textovém souboru v kódové stránce CP1250, každý záznam tvoří samostatný řádek ukončený znaky CRLF. Jednotlivé údaje jsou odděleny znakem "|" (pipe). Mezery se zprava vynechávají. Data nesmí (s výjimkou výše popsaných oddělovačů) obsahovat znaky CR, LF a "|". První záznam (řádek) je typu "A". Druhý a další záznam je typu "U". V záznamu typu "A" uvádíme informace o ubytovateli. Záznam je vždy na prvním řádku a právě jednou. Záznam typu "U" obsahuje údaje o cizinci a vždy na druhém a dalším řádku v souboru.
Položková skladba záznamu typu "A":
|
Název pole |
délka |
Hodnota / formát |
Poznámka |
---|---|---|---|---|
1 |
typ záznamu |
1 |
A |
Vždy "A" |
2 |
Formát |
3 |
num |
formát dat: 2 – od UbyPrototype_7 |
3 |
IDUB |
14 |
alfanum |
přiděleno SCPP, viz popis formátu IDUB |
4 |
zkratka |
5 |
alfanum |
přiděleno SCPP |
5 |
ubytovatel |
35 |
alfanum |
|
6 |
kontakt |
50 |
alfanum |
|
7 |
okres |
32 |
alfanum |
v Praze obvod |
8 |
obec |
48 |
alfanum |
|
9 |
část obce |
48 |
alfanum |
|
10 |
ulice |
48 |
alfanum |
název veřejného prostranství (ulice, náměstí, …) |
11 |
číslo domovní |
5 |
alfanum |
max. 4 číslice pro číslo popisné, max. 4 číslice a E pro číslo evidenční |
12 |
číslo orientační |
4 |
alfanum |
max. 3 číslice případně doplněné jedním písmenem |
13 |
PSČ |
5 |
num |
5 číslic |
14 |
datum a čas exportu |
19 |
num s oddělovači |
yyyy.mm.dd hh:mm:ss |
15 |
rezerva 1 |
0 |
|
|
16 |
rezerva 2 |
0 |
|
|
Položková skladba záznamu typu "U":
|
název pole |
délka |
Hodnota / formát |
poznámka |
---|---|---|---|---|
1 |
typ záznamu |
1 |
U |
|
2 |
dat. ubytování od |
10 |
dd.mm.yyyy |
|
3 |
dat. ubytování do |
10 |
dd.mm.yyyy |
|
4 |
příjmení |
50 |
alfanum |
pouze písmena, mezera, spojovník a apostrof |
5 |
jméno |
24 |
alfanum |
pouze písmena, mezera, spojovník a apostrof |
6 |
rezerva 1 |
|
|
při importu obsah ignorován, export prázdný řetězec |
7 |
datum narození |
10 |
dd.mm.yyyy |
00.00.yyyy, je-li znám pouze rok narození |
8 |
rezerva 2 |
0 |
|
při importu obsah ignorován, exportuje se prázdný řetězec |
9 |
rezerva 3 |
0 |
|
při importu obsah ignorován, exportuje se prázdný řetězec |
10 |
státní občanství |
3 |
alfanum |
třípísmenná podle normy ISO3166 (ICAO) |
11 |
trvalé bydliště |
128 |
alfanum |
trvalé bydliště v zahraničí |
12 |
číslo dokladu |
30 |
alfanum |
číslo cestovního dokladu, mezery se vynechávají |
13 |
číslo víza |
15 |
alfanum |
číslo víza, mezery se vynechávají |
14 |
účel pobytu |
2 |
alfanum |
dvojznakový kód: 00,01,02,03,04,05,06,07,10,11,12,13,27,93,99 |
15 |
rezerva 4 |
0 |
|
při importu obsah ignorován, exportuje se prázdný řetězec |
16 |
poznámka |
255 |
alfanum |
|
Trochu podrobněji k jednotlivým položkám:
Typ záznamu - je vždy "U". Informace o tom, že se jedná o záznam ubytovaného cizince. Bez tohoto identifikátoru je řádek vynechán a označen jako chybný.
Datum ubytování od je datum, kdy se cizince do ubytovacího zařízení ubytoval. Od tohoto data běží třídenní lhůta pro oznámení cizince na ŘSCP. Datum ubytování do je datum posledního dne ubytování cizince. V obou případech je formát ve tvaru dd.mm.yyyy, tedy například 09.01.2016.
Příjmení cizince je uvedeno v cestovním dokladu. Při zápisu příjmení cizince lze použít jen alfabetic znaky, některé mezinárodní znaky, mezeru, spojovník a apostrof. Celková délka příjmení nesmí přesáhnout 50 znaků. V případě delších příjmení uvádíme jen prvních x, které se vejdou do maximální délky. POZOR - do kolonky příjmení a jméno neuvádějte zdvořilostní (pan, paní, p., pí., sl., Mr., Mrs., Mis., ... aj.) a vědecké tituly (Ing., Mgr., Bc., RNDr., CSc., MBA., ... aj.), hodnosti (mjr., kpt. ... aj.) a jiné tituly (...).
Jméno cizince je uvedeno v cestovním dokladu. Existují případy, kdy cizinec jméno nemá a v cestovním dokladu je uvedeno jen příjmení. V tomto případě zůstane položka nevyplněna. Při zápisu jména cizince lze použít jen alfabetic znaky, některé mezinárodní znaky, mezeru, spojovník a apostrof. Celková délka jména nesmí přesáhnout 24 znaků. V případě delších jmen uvádíme jen prvních x, které se vejdou do maximální délky.
Datum narození cizince je uveden ve formátu dd.mm.yyyy. V některých státech nelze vyloučit absenci dne a dokonce i měsíce narození. V tomto případě je povoleno použít zástupné znaky "00", které upozorňují na skutečnost, že údaje nejsou uvedeny. U cizince, který má v cestovním dokladu uveden u data narození pouze rok 1988, zapíše 00.00.1988.
Státní občanství je vyznačeno třímístným kódem dle uveřejněného kódovníku. Tento kód lze zjistit v cestovním dokladu v strojově čitelné zóně na prvním místě záznamu. V případě, že doklad nedisponuje strojově čitelnou zónou, doporučujeme vyhledat název státu v uveřejněném kódovníku.
Trvalé bydliště není obvykle v cestovním odkladu uvedeno, proto je nutné adresu vyžádat u cizince osobně. Trvalým bydlištěm je myšleno bydliště v domovském státě, kde cizince pobývá. Adresa se vypisuje ve formátu: stát, město, ulice, číslo domu. Příklad: "SVK, Zvolen, 1. maja 23".
Číslo dokladu je uvedeno v cestovním dokladu cizince. Je-li před číslem uveden údaj například "num: 123.....", tak "num:" neopisujeme a pokračujeme samotným číslem. Mezery v čísle dokladu vynecháváme, takže například doklad v kterém je uveden údaj "KL 321456987" zapíšeme takto "KL321456987".
Číslo víza se uvádí u cizinců, kteří mají vízovou povinnost. Vízum je vyznačeno v cestovním dokladu převážně pomocí vylepovacího víza v kterém jsou uvedeny veškeré údaje.
Účel pobytu na území České republiky je označen dvoumístným kódem dle kódovníku účelů pobytu. U vízových cizinců lze tento kód nalézt přímo ve vízum. U bezvízových cizinců je nutný dotaz u cizince. Povolené kódy "00,01,02,03,04,05,06,07,10,11,12,13,27,93,99". Pozor kód je string, takže "00" není "0".
Poznámka je nepovinná položka v které je možno uvést doplňující informace k povinným položkám.
Vzorový soubor UNL je zveřejněn v sekci Soubory ke stažení.