Číslování listů v trestním spisu
Žadatel se domáhal poskytnutí následujících informací:
„1. Je povinností policejního orgánů číslovat jednotlivé listiny příchozí či zakládané do trestního spisu průběžně, respektive v okamžiku, kdy je daný dokument zakládán do takového trestního spisu?
2. Je povinností policejního orgánu označit listinu číslem v okamžiku založení dané listiny do trestního spisu?
3. Je v souladu se Spisovým řádem Policie České republiky, pokud listiny obsažené v trestním spise nejsou po dobu přípravného trestního řízení číslované?
4. Je v souladu se spisovým řádem Policie České republiky, pokud dojde k očíslování jednotlivých listin obsažených v trestním spise až v okamžiku ukončení vyšetřování?
5. Musí trestní spis obsahovat úvodní rubriku, ze které je seznatelné, jaké listiny jsou součástí spisu?
6. V případě zásahu (např. oprava písařské chyby) do tištěného dokumentu, jež je součástí spisu, je povinností policejního orgánu provést záznam o provedené opravě s identifikací osoby, která zásah (opravu) provedla?
7. Má nahlížení do spisu nějaký vliv na číslování či povinnost číslovat jednotlivé listy trestního spisu?“
Policie České republiky předmětnou žádost posoudila a poskytla žadateli následující informace:
Ad 1. Není. Obecně platí, že každý dokument, který je žurnalizován do trestního spisu, je v elektronické podobě vkládán do systému ETŘ, kde je mu automaticky přiděleno pořadové číslo. Co se týká číslování listů v trestním spisu, Policie České republiky postupuje podle zákona č. 141/1961 Sb., trestního řádu, který vyžaduje, aby byl spis očíslován v okamžiku ukončení vyšetřování a seznámení obviněného s vyšetřovacím spisem tak, aby bylo zřejmé, s jakými čísly listů se obviněný seznámil. Očíslování jednotlivých listů spisu vychází ze způsobu jeho řazení do pořadí, které je přesně určené na základě typů úkonů v trestním řízení, ne chronologicky. Následně pak nemusí korespondovat pořadové číslo v ETŘ a číslo listu trestního spisu.
Ad 2. Není, viz odpověď v bodu 1.
Ad 3. Ano je. Spisový řád upravuje očíslování stran takového spisu, který není řazen chronologicky. Vzhledem ke skutečnosti, že jednotlivé dokumenty trestního spisu nejsou řazeny chronologicky (jak bylo řečeno výše), možnost očíslovat je přichází v úvahu až ve fázi uzavření (ukončení) daného spisu.
Ad 4. Ano, viz odpověď k bodu 1. a 3.
Ad 5. Trestní řád ani spisový řád pojem „úvodní rubrika“ neupravuje. Z obsahu Vaší otázky však usuzujeme, že se dotazujete na soupis dokumentů obsažených v trestním spisu. V článku 28 odst. 2 spisového řádu jsou přímo uvedeny typy spisů, u kterých je povinně veden i soupis dokumentů v nich obsažených. Trestní spis mezi tyto spisy patří, odpověď na Vaši otázku tedy zní „ano“.
Ad 6. Způsoby oprav jsou upraveny v různých právních předpisech a záleží na typu řízení. Např. § 18 odst. 5 zákona č. 500/2004 Sb., správního řádu říká: „Opravy zřejmých nesprávností, kterými jsou zejména chyby v psaní a počtech, v protokolu provádí oprávněná úřední osoba, která je stvrdí svým podpisem. Každá oprava musí být provedena tak, aby původní zápis zůstal čitelný. Může-li mít oprava právní význam, účastníci řízení se o ní vyrozumí.“ Co se týká správního rozhodnutí, zde se oprava provádí tzv. opravným usnesením. Podobnou úpravou disponuje i zákon č. 141/1961 Sb., trestní řád. Článek 93 spisového řádu zase pojednává o zápisech v evidenci dokumentů. Záleží tedy na charakteru chyby a typu spisu, ve kterém je oprava prováděna.
Ad 7. Nahlížení do spisu, které policejní orgán v souladu s trestním řádem umožní oprávněným osobám, nemá na číslování spisu vliv.
pplk. Mgr. art. et Mgr. David Schimmer – 3. 5. 2017